российский
государственный
гуманитарный университет

Порядок предоставления архивом РГГУ официальных ответов на запросы организаций, архивных справок

Основанием для предоставления ответов, справок (документов) является письменный запрос или запрос по электронной почте.

1. В запросе в обязательном порядке указываются:

- для граждан – фамилия, имя, отчество, почтовый адрес по прописке (полностью), контактный телефон, адрес электронный почты, цель получения справки;

- для юридических лиц – запрос оформляется на бланке организации, с указанием должности и подписью должностного лица, печатью, согласие субъекта персональных данных;

- интересующая тема:

- подтверждение образования (с указанием Ф.И.О. (точно как в дипломе), наименованием учебного учреждения (точно как в дипломе), года окончания учебного учреждения, регистрационного номера диплома;

- подлинность диплома (с приложением копии диплома);

- трудовой стаж – с указанием учебного учреждения, подразделения, должности, периода работы (к заявлению прикладывается копия трудовой книжки по указанному заявителем периоду);

- получение документа из личного дела о предыдущем образовании – в заявлении указывается Ф.И.О. (точно как в дипломе, при смене Ф.И.О. после окончания учебного учреждения прилагается документ подтверждающий данное событие), наименование учебного учреждения (точно как в дипломе), год окончания учебного учреждения, либо год отчисления из ВУЗа (с обязательным указанием об отчислении) и т.д.;

- форма получения информации (лично или по почте);

- дата заполнения, подпись.

2. К запросу должны быть приложены документы, связанные с темой запроса: копия трудовой книжки, диплома об образовании, свидетельства о браке и прочие документы. Наличие таких документов ускоряет процедуру архивного розыска и сокращает сроки ответа заявителю.

Отсутствие обязательных документов, например свидетельства о смене фамилии/имени/отчества, является основанием для отказа в предоставлении архивной справки или возврата документа о предыдущем образовании.

3. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно предоставляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации, а именно согласие субъекта персональных данных (для государственных органов – подтверждение в запросе о наличии такого согласия в личном деле служащего) на раскрытие информации третьим лицам (или согласие на проведение проверочных мероприятий в отношении сведений об образовании). Простое согласие субъекта на обработку его персональных данных, полученное проверяющей организацией, не дает права РГГУ раскрывать персональную информацию третьим лицам. Согласие на получение персональных данных у третьих лиц.

4. Архивные справки (выписки, копии и пр.), а также документы о предыдущем образовании при личном обращении в архив могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц – доверенности, оформленной в установленном порядке.

Не рассматриваются обращения, поступившие в письменном и электронном виде с неполной информацией об отправителе или написанные неразборчиво, оформленные не по правилам, а также при отсутствии точного почтового адреса (без почтового индекса).

Все запросы на подтверждение документов об образовании или выдаче архивных справок, о получении документов о предыдущем образовании направляются на адрес электронной почты РГГУ RSUH@rggu.ru на имя ректора РГГУ или по почте.

Почтовый адрес: Миусская площадь, 6, Москва, ГСП-3, 125993

Информация о работе архива находится на официальном сайте RSUH@rggu.ru.

Срок исполнения запросов один месяц со дня регистрации, в случаях, требующих особого розыска документов, время исполнения запроса может возрасти.

Бланки запросов

Архив РГГУ не выдает дубликаты документов об образовании и справки об обучении (выдаваемые взамен академических справок, т.е. с дисциплинами и часами). Для восстановления утраченных документов и пол учения указанных справок необходимо обращаться Учебно-методическое Управление (информация на официальном сайте РГГУ RSUH@rsuh.ru).

Также архив РГГУ не выдает справок о заработной плате, по этому вопросу необходимо обращаться в Управление бухгалтерского учета, экономики и финансов (информация на официальном сайте РГГУ RSUH@rsuh.ru).

В соответствии с законодательством Российской Федерации все справки и ответы на запросы исполняются на государственном языке – русском.