Факультет архивного дела


Заседание Научно-методического совета документоведческих и архивоведческих кафедр 25 декабря 2018 г.

Как всегда интересно прошло предновогоднее заседание Научно-методического Совета документоведческих и архивоведческих кафедр Историко-архивного института РГГУ 25.12.2018 г. на тему «Долговременное хранение электронных документов в РФ: в поисках концепции и технологии». Сначала выступила Наталья Александровна Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), эксперт Международной организации по стандартизации (ISO), теоретик, практик и главное, популяризатор нашей архивной науки. Наталья Александровна постоянный участник горячих дискуссий на НМСДАК. В ее выступлении прозвучала весьма неординарная мысль – не пасовать перед грандиозностью стоящих задач и отдать разработку технологии сохранения ЭД на откуп …предприятиям и организациям. Оставаться в рамках прежнего «централизаторского подхода» нереально. Ведь огромное количество созданных создаваемых информационных ресурсов в нашей стране требует создания грандиозного центра для их анализа с целью выработки единой универсальной технологии поддержания жизненного цикла ЭД и их аутентичности в процессе долговременного хранения ( и закрепления этой технологии в «Правилах работы архивов»). Но, во-первых, учитывая, что ресурсы, необходимые для выработки такого нормативного документа вряд ли будут выделены Росархиву, а во вторых, в условиях четвертой индустриальной революции всегда будет существовать множественность быстро меняющихся технологий, следует отказаться от детальных пошаговых инструкций на общенациональном уровне и перейти на высокоуровневые требования. Искать оптимальную технологию должны сами организации путем непрерывного мониторинга и контроля эффективности, используя при недостатке отечественного, зарубежный опыт. Оптимальную технологию надо регламентировать локальными нормативными актами и обучать персонал. Такая технология выдвигает требования к подготовке специалиста архива как проектировщика информационных систем, требуя от него широких междисциплинарных знаний. Надо делать то, что возможно для сохранения наиболее ценных документов в юридически значимом виде, и не противоречит закону.

Второй доклад, вызвавший дискуссию, как раз был иллюстратором принципа «делать что в наших силах, проявляя должную осмотрительность и оценивая риски». Меняются технологии, научные парадигмы и авторитеты. Позавчера все обсуждали идеальный носитель, вчера облачные технологии и архивную электронную цифровую подпись со штампом времени, сегодня - использование искусственного интеллекта для создания справочно-поисковых средств и технологию блок-чейн для удостоверения архивных электронных документов. Это иллюстрирует доклад ведущего сотрудника отдела использования Государственного архива РФ (ГАРФ) и бывшего студента и аспиранта РГГУ Олега Валентиновича Олейникова. Тема выступления – «Сравнительный опыт долговременного хранения аутентичных электронных документов в нашей стране и за рубежом. Технология "блок-чейн"». Отдел комплектования ГАРФ работает в сложных условиях - отсутствие нормативно-методической базы, источники комплектования- федеральные органы исполнительной власти РФ, фонды первой категории; каждый день отдел получает множество вопросов от архивистов организаций, множество запросов по документам, которые за отсутствием традиционных носителей приняты в электронном виде. ГАРФ апробировал на практике все существующие технологии долговременного хранения ЭД – миграция, эмуляция, инкапсуляция в контейнер с архивным форматом. Огромные массивы федеральных бд после ликвидации фондообразователя не только спасены, но и служат для исполнения запросов. Среди них базы данных Минрегиона России, Минюста, АНО «Оргкомитет «Сочи 2014». Так, удалось достичь договоренности с кампанией DocVision, разработчиком СЭД Минрегиона с поручениями Правительства РФ о поддержании формата данных. Также были сохранены и используются Единый реестр (база данных) лицензий на осуществление деятельности в области проектирования и строительства, переданный в министерство из упраздненного Федерального агентства по строительству и жилищно-коммунальному хозяйству на системном блоке. А вот для сохранения базы данных также ликвидированного Фонда взаимопонимания и примирения, занимавшегося компенсациями жертвам нацизма правительства ФРГ, по которому идет много социально-правовых запросов, использована виртуальная машина (эмулятор). При плановом приеме практикуется перевод управленческих документов в формат PDF/A или текст с разделителями (csv). С последующей инкапсуляцией. Электронная цифровая подпись оказалась на практике непригодна для долговременного удостоверения архивных документов. Документы инкапсулируются в контейнер, который «запечатывается» с помощью контрольной суммы, указываемой не в описи, а в специальном заверительном листе (в настоящее время это алгоритмы MD5, SHA-1). ГАРФ использует все системы организации хранения электронных документов – централизованную и децентрализованную. Так, на ведомственном хранении фондообразователя по утвержденным описям находятся отчеты субъектов Российской Федерации, территориальных государственных внебюджетных фондов и территориальных органов Федерального казначейства по исполнению бюджетов. Поступают на хранение в ГАРФ, пройдя ЭПК, БД официальной статистической информации по федеральному статистическому наблюдению за 2014 год, по организации и проведению Всероссийских переписей 2002, 2006 годов, по проведению Крымской переписи населения 2014 года, микропереписей, массив графических образов переписных листов Всероссийской переписи населения 2016 года (последний, правда, в закрытом графическом формате). Олег Валентинович недавно посетил Таиланд, где изучал применение технологии блок-чейн для удостоверения юридической силы правительственных документов постоянного хранения в госархиве. Возможность применения этого опыта в России также вызвала большую дискуссию в связи с огромными масштабами и разнообразием российских информационных ресурсов (57 СЭД федеральных органов исполнительной власти 19 типов, а также тысячи регистров, реестров, кадастров федерального, регионального и муниципального уровня, 27 депозитарных отраслевых фонда с ретроспективными БД с конца 1980-х годов и прочие сложности). Опыт ГАРФ востребован в странах СНГ, которые делают ставку на инновации, например, в Казахстане. ИАИ надеется на сотрудничество с ГАРФ в области подготовки студентов согласно новым вызовам эпохи информационного общества.

Материал к публикации подготовлен доцентом кафедры архивоведения Л.П. Афанасьевой.





Заседание Научно-методического совета документоведческих и архивоведческих кафедр 13 ноября 2018 г.

13 ноября 2018 г. состоялось очередное заседание Научно-методического совета документоведческих и архивоведческих кафедр ИАИ РГГУ. Заседание было посвящено проблемам проблеме хранения электронных документов. Президент кампании DocsVision В.С. Андреева выступил с докладом на тему: «Информатизация деятельности архивов организаций - разработки кампании DOCsVision». Возглавляемая им кампания является одним из лидеров отечественного рынка СЭД, имея в своем активе с 1999 г. более 1500 внедрений программных продуктов в области электронного документооборота как в органах государственной власти, так и в сфере бизнеса. Докладчик отметил, что в последнее время фактически каждый заказчик выдвигает требование реализации системы электронного архива на платформе EMS, но вкладывает в понятие «электронного архива» разный смысл.

Тему продолжила доцент кафедры АС ДОУ ИАИ РГГУ Н.Г. Суровцева выступлением на тему: «Проблемы архивного хранения электронных документов». В ее докладе был дан анализ методического обеспечения хранения ЭД в региональных государственных архивах, имеющегося в СИФ ВНИИДАД, рассмотрены результаты анкетирования архивами источников комплектования электронными документами. А также уделено большое внимание нормативной базе комплектования архивов электронными документами, прежде всего требованиям к СЭД с точки зрения сохранности документов.

Обсуждение докладов вылилось в острую дискуссию между представителями IT- бизнеса и документоведческой науки, развернувшуюся на глазах студентов, магистрантов и аспирантов РГГУ по весьма актуальной проблеме хранения электронных документов.


Заседание Научно-методического совета документоведческих и архивоведческих кафедр 22 декабря 2016 г.

22 декабря 2016 г. состоялось очередное заседание Научно-методического совета документоведческих и архивоведческих кафедр. На заседании выступил доктор исторических наук, профессор, директор ВНИИДАД, зав. кафедрой АС ДОУ М.В. Ларин с докладом на тему: «Об участии российских архивистов в XVIII Международном конгрессе архивов». Он ознакомил присутствующих с основными проблемами, которые были затронуты на Конгрессе, проходившем в г. Сеул (Республика Корея) с 5 по 10 сентября 2916 г. Доклады были посвящены вопросам: использования цифровых технологий в электронном правительстве; управления документами в электронную эпоху; изменений в работе с документами в цифровую эпоху; сотрудничества в архивной области и за ее рамками; роли архивов в установлении истины и восстановлении справедливости и др. М.В. Ларин отметил успешное выступление на Конгрессе В.П. Тарасова - «Архивные материалы в интернете. Российский и зарубежный опыт», директора РГАЛИ Т.М. Горяевой - «Архивы и культурная дипломатия: международное архивно-музейное строительство», директора РГИАДВ А.А. Торопова «История Кореи в российских архивах». Доклады вызвали интерес у аудитории.

На заседание Научно-методического совета документоведческих и архивоведческих кафедр была приглашена начальник отдела документоведения и архивоведения Консалтинговой группы "ТЕРМИКА" Осенникова Е.В. Ее выступление было посвящено применению тестовых заданий для проверки уровня знаний работников по документационному обеспечению деятельности организации, а также подготовки и проверки знаний специалистов по архивному делу организаций, являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов.

На заседании Научно-методического совета документоведческих и архивоведческих кафедр прошла презентация учебника «Стандартизация управления документами», подготовленного Варламовой Л.Н., к.и.н., доцентом кафедры АС ДОУ ИАИ.